Quản lý nhân viên trên Mi9
Sau khi khởi tạo thành công các nhóm làm việc, bước tiếp theo là tạo và quản lý tài khoản nhân viên để bắt đầu phân công công việc và vận hành hệ thống một cách hiệu quả.
Chức năng Quản lý nhân viên trên Mi9 cho phép doanh nghiệp:
- Tạo tài khoản nhân viên nhanh chóng
- Gán nhân viên vào đúng nhóm làm việc
- Phân quyền chi tiết theo kênh Zalo – tag hội thoại – phạm vi dữ liệu
- Kiểm soát chặt chẽ dữ liệu khách hàng ngay từ đầu
Giao diện quản lý nhân viên
Màn hình Quản lý nhân viên hiển thị danh sách toàn bộ tài khoản đang hoạt động trên hệ thống với các thông tin:
- Tên đăng nhập
- Số điện thoại
- Vai trò (Nhân viên / Trưởng phòng / Quản trị viên)
- Nhóm làm việc
- Phân quyền
- Hành động (chỉnh sửa, đổi mật khẩu, xóa)
Ngoài ra, người dùng có thể tìm kiếm nhanh nhân viên và thêm người dùng mới ngay tại góc trên bên phải màn hình.
Các bước tạo nhóm nhân viên trên Mi9
Bước 1: Thêm người dùng mới
Để tạo tài khoản cho nhân viên mới, người dùng nhấn “Thêm người dùng” tại góc trên bên phải màn hình.
Hệ thống sẽ hiển thị form Thêm người dùng mới, cho phép bạn:
- Tạo tài khoản đăng nhập cho nhân viên
- Gán nhân viên vào nhóm làm việc phù hợp
Quy trình này giúp doanh nghiệp thiết lập đội ngũ nhanh chóng, đúng vai trò, đảm bảo mỗi nhân viên khi tham gia Mi9 đều có phạm vi làm việc rõ ràng.
Thông tin cần khai báo khi tạo tài khoản nhân viên
Người dùng cần điền đầy đủ các thông tin sau:
1. Tên tài khoản *
Dùng để nhân viên đăng nhập vào hệ thống Mi9.
Khuyến nghị đặt theo quy ước nội bộ (ví dụ: tên + bộ phận) để dễ quản lý。
2. Mật khẩu *
Mật khẩu đăng nhập cho tài khoản nhân viên.
Nhân viên có thể được yêu cầu đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên để tăng cường bảo mật.
3. Tên nhân viên *
Tên hiển thị của nhân viên trong hệ thống, được sử dụng để:
- Phân công hội thoại
- Theo dõi hiệu suất làm việc
- Báo cáo và thống kê
4. Số điện thoại Zalo *
Số điện thoại Zalo dùng để đăng nhập và làm việc trên hệ thống, phục vụ cho:
- Xác minh nội bộ
- Quản lý nhân sự
- Đối soát khi cần thiết
5. Quyền *
Xác định vai trò và phạm vi thao tác của nhân viên trong hệ thống, bao gồm:
- Nhân viên
- Trưởng phòng
- Quản trị viên
Mỗi vai trò sẽ tương ứng với các chức năng và quyền truy cập khác nhau.
6. Nhóm *
Gán nhân viên vào nhóm làm việc đã được tạo trước đó, giúp hệ thống tự động phân luồng hội thoại và khách hàng.
Sau khi hoàn tất, nhấn “Thêm người dùng” để tạo tài khoản.
Tài khoản nhân viên sẽ được khởi tạo ngay lập tức và sẵn sàng tham gia vận hành trên Mi9.
Bước 2: Quản lý và thao tác trên danh sách nhân viên
Tại danh sách nhân viên, người dùng có thể:
- Xem nhanh vai trò và nhóm làm việc
- Nhấn “Phân quyền” để thiết lập quyền chi tiết
- Nhấn biểu tượng ⋯ để:
- Chỉnh sửa thông tin
- Đổi mật khẩu
- Xóa tài khoản nhân viên
Bước 3: Phân quyền tài khoản nhân viên
Sau khi tạo tài khoản thành công, bước quan trọng tiếp theo là thiết lập phân quyền để xác định rõ:
- Nhân viên được làm gì
- Được xem dữ liệu nào
- Quản lý kênh Zalo nào
Tại màn hình Phân quyền tài khoản, người dùng có thể cấu hình chi tiết theo từng kênh Zalo cá nhân.
Các thao tác phân quyền
1. Phân quyền theo Tag hội thoại
- Chỉ định những tag khách hàng mà nhân viên được phép xem và xử lý (Tiềm năng, Quan tâm, Đã ký, Xử lý hợp đồng, Giới thiệu khách…)
- Hỗ trợ chọn tất cả hoặc chọn từng tag riêng lẻ
- Đảm bảo nhân viên chỉ làm việc trên đúng tệp khách hàng được giao
2. Quyền xem hội thoại chưa gắn tag
- Cho phép hoặc không cho phép nhân viên xem các cuộc trò chuyện chưa phân loại
- Giúp kiểm soát lead mới, đặc biệt quan trọng với trưởng nhóm và quản trị viên
3. Quyền hiển thị số điện thoại
- Cho phép hiển thị hoặc ẩn số điện thoại khách hàng
- Giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu khách hàng, hạn chế rò rỉ thông tin
4. Phân quyền theo kênh / tài khoản Zalo
- Chỉ định những tài khoản Zalo cá nhân mà nhân viên được phép quản lý
- Có thể phân quyền cho nhiều kênh khác nhau tùy theo vai trò
- Đảm bảo nhân viên chỉ truy cập và vận hành trên đúng kênh được giao
5. Quyền quản trị (đối với tài khoản quản trị) Với tài khoản quản trị, người dùng có thể cấp thêm quyền:
- Quản lý nhân viên và phân quyền
- Quản lý nhóm làm việc
- Theo dõi và kiểm soát toàn bộ hội thoại trong hệ thống
Lợi ích khi phân quyền chi tiết trên Mi9
Cơ chế phân quyền của Mi9 giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát dữ liệu chặt chẽ
- Phân công công việc rõ ràng, minh bạch
- Vận hành an toàn ngay cả khi mở rộng đội ngũ
Mi9 đảm bảo đúng người – đúng dữ liệu – đúng vai trò, giúp hệ thống luôn vận hành hiệu quả và bảo mật tối đa.