Quản lý Quà tặng
Chức năng Quà tặng trong nền tảng Mini Gift cho phép quản trị viên quản lý toàn bộ các quà tặng được sử dụng trong chiến dịch, minigame và các hoạt động marketing khác.
Tại đây, bạn có thể:
- Xem và tìm kiếm danh sách quà tặng
- Thêm mới quà tặng theo từng loại
- Quản lý tồn kho: thêm, giảm, phân bổ cho chi nhánh
- Tra cứu mã code và lịch sử thay đổi kho
- Xuất báo cáo và nhập hàng loạt quà tặng bằng Excel
- Chỉnh sửa hoặc xóa quà tặng đã tạo
1. Truy cập Danh sách quà tặng
Từ thanh menu bên trái:
- Chọn Quà tặng
- Nhấn Danh sách quà tặng
Màn hình Danh sách quà tặng sẽ hiển thị toàn bộ các quà hiện có trong hệ thống.
2. Giao diện Danh sách quà tặng
Màn hình được chia thành hai tab:
| Tab | Nội dung |
|---|---|
| Quà tặng vật lý | Các quà tặng hiện vật: nhận trực tiếp, nhận từ chiến d ịch, nhập từ bên ngoài, nhận từ MiniApp |
| Voucher | Các voucher giảm giá theo phần trăm hoặc số tiền cố định |
2.1. Các cột trong bảng
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Hình ảnh | Ảnh đại diện của quà tặng |
| Tên quà | Tên hiển thị trên Mini App |
| Trạng thái | Đang hoạt động / Ngừng hoạt động |
| Loại quà tặng | Hình thức nhận quà |
| Phương thức nhận quà | Cách người dùng nhận quà |
| Phương thức giao quà | Nhận tại cửa hàng hoặc giao hàng |
| Kho | Tổng số lượng trong kho |
| Đặt trước | Số quà đã giữ cho chiến dịch (chưa phát) |
| Đã phát | Số quà đã phát ra cho khách |
| Khả dụng | Số quà còn lại có thể phát |
| Hành động | Biểu tượng ⋮ để mở menu thao tác |
Khả dụng = Kho − Đã phát − Đặt trước
Riêng tab Voucher có thêm cột Đã dùng (số lượt voucher khách đã sử dụng). Các con số kho ở tab Voucher được nhân với Số lần sử dụng tối đa của voucher.
2.2. Trạng thái quà tặng
Mỗi quà tặng có một trong hai trạng thái:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Đang hoạt động | Quà tặng đang được sử dụng trong hệ thống |
| Ngừng hoạt động | Quà tặng tạm thời không được sử dụng |
Trạng thái giúp kiểm soát nhanh quà tặng nào đang khả dụng cho người dùng.
2.3. Loại quà tặng
Mini Gift hỗ trợ các loại quà tặng sau:
| Loại quà tặng | Mô tả |
|---|---|
| Nhận trực tiếp | Khách nhận quà vật lý ngay tại cửa hàng bằng cách xuất trình mã nhận thưởng trên Mini App cho nhân viên xác nhận |
| Nhận từ chiến dịch | Quà được tự động lưu vào "Ví voucher/Quà tặng" của khách sau khi chơi minigame hoặc hoàn thành nhiệm vụ chiến dịch |
| Nhập từ bên ngoài | Mã quà tặng của đối tác thứ ba (thẻ cào, GotIt, UrBox...), tải lên bằng file Excel/CSV để phân phối |
| Nhận từ MiniApp | Phần thưởng số nội bộ (điểm tích lũy, voucher thương hiệu, thẻ thành viên), cộng thẳng vào tài khoản khách |
| Voucher giảm giá | Voucher giảm theo phần trăm hoặc số tiền cố định, cấu hình tại tab Voucher |
Việc phân loại giúp hệ thống xử lý đúng luồng nhận quà cho từng trường hợp.
2.4. Phương thức nhận quà
Tùy từng quà tặng, hệ thống sẽ hiển thị phương thức nhận tương ứng:
| Phương thức | Mô tả |
|---|---|
| Lấy trực tiếp | Khách tự xác nhận nhận quà trên Mini App |
| Xác nhận bởi nhân viên | Nhân viên quét mã để xác nhận trao quà |
| Đổi điểm | Khách dùng điểm tích lũy để đổi quà |
Ngoài ra, quà Nhận trực tiếp và Nhận từ chiến dịch còn có Phương thức giao quà: Nhận tại cửa hàng hoặc Giao hàng.
2.5. Tìm kiếm quà tặng
Ở phía trên danh sách có ô Tìm kiếm.
Bạn có thể:
- Nhập tên quà tặng vào ô Tìm kiếm…
- Nhấn biểu tượng 🔍 hoặc Enter
- Hệ thống sẽ lọc và hiển thị các quà phù hợp
3. Thêm mới quà tặng
Bước 1 — Chọn loại quà tặng
Nhấn nút Thêm quà tặng ở góc trên bên phải. Hệ thống hiển thị cửa sổ Chọn loại quà tặng để bạn chọn hình thức phù hợp.
Bước 2 — Nhập thông tin quà tặng
Sau khi chọn loại, hệ thống chuyển sang trang tạo quà tặng tương ứng.
Thông tin chung:
| Trường | Bắt buộc | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên quà tặng | Có | Tên hiển thị của quà |
| Mô tả | Không | Thông tin chi tiết về quà |
| Hình ảnh | Không | Ảnh minh họa cho quà tặng |
| Ảnh hiển thị khi trúng (Gashapon) | Không | Ảnh hiển thị cho khách khi trúng thưởng qua minigame |
| Số lượng (kho tổng) | Không | Số lượng nhập kho ban đầu, chỉ nhập khi tạo mới |
| Phương thức nhận quà | Có | Lấy trực tiếp / Xác nhận bởi nhân viên / Đổi điểm |
| Phương thức giao quà | Có | Nhận tại cửa hàng / Giao hàng |
| Trạng thái | Có | Đang hoạt động / Ngừng hoạt động |
Thông tin bổ sung theo từng trường hợp:
| Trường | Áp dụng khi | Mô tả |
|---|---|---|
| Cửa hàng MiniApp | Loại quà Nhận từ MiniApp hoặc phương thức Đổi điểm | Chọn cửa hàng MiniApp liên kết |
| Chọn khuyến mãi MiniApp | Loại quà Nhận từ MiniApp | Chọn chương trình khuyến mãi tương ứng |
| Nhập quà tặng từ file Excel | Loại quà Nhập từ bên ngoài | Tải lên danh sách mã của đối tác |
| Số điểm cần đổi | Phương thức Đổi điểm | Số điểm khách cần có để đổi quà |
| Ngày bắt đầu / kết thúc nhận | Phương thức Đổi điểm | Khoảng thời gian cho phép đổi quà |
| Loại giảm, Giá trị giảm | Loại quà Voucher giảm giá | Giảm theo % hoặc số tiền cố định |
| Đơn tối thiểu, Giảm tối đa | Loại quà Voucher giảm giá | Điều kiện áp dụng voucher |
| Số lần sử dụng tối đa | Loại quà Voucher giảm giá | Số lượt dùng của mỗi mã voucher |
| Ngày hết hạn dùng voucher | Loại quà Voucher giảm giá | Hạn sử dụng của voucher |
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn Tạo mới để lưu quà tặng.
4. Quản lý quà tặng đã tạo
4.1. Tra cứu quà tặng
- Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khóa (tên quà) vào ô Tìm kiếm… ở góc trái trên → nhấn biểu tượng 🔍 hoặc Enter.
- Phân trang: Chọn 10 / trang (hoặc 20, 50, 100) ở góc phải dưới và dùng nút ◀ ▶ để chuyển trang.
- Làm mới: Nhấn biểu tượng 🔄 ở góc phải trên để tải lại danh sách.
4.2. Thao tác với quà tặng đã có
Tại cột Hành động của mỗi dòng, nhấn biểu tượng ⋮ để mở menu:
| Lệnh | Mục đích | Khi nào dùng |
|---|---|---|
| ✏️ Sửa | Chỉnh sửa thông tin quà tặng | Đổi tên, ảnh, mô tả, trạng thái |
| ➕ Thêm số lượng | Tăng tồn kho | Khi nhập thêm hàng vào kho |
| ➖ Giảm số lượng | Giảm tồn kho | Khi hao hụt, điều chỉnh sai lệch |
| ⚓ Phân bổ | Phân bổ quà cho chi nhánh cụ thể | Khi chia kho cho nhiều chi nhánh |
| 📋 Danh sách phân bổ | Xem tồn kho từng chi nhánh | Đối soát phân bổ theo chi nhánh |
| 🎟 Danh sách mã code | Xem/xuất danh sách mã code quà tặng | Kiểm tra mã code, xuất Excel |
| 🕘 Lịch sử | Xem nhật ký thay đổi kho | Kiểm tra ai đã thao tác, lúc nào |
| 🗑 Xóa | Xóa quà tặng khỏi hệ thống | Chỉ xóa khi quà chưa được phân bổ / chưa phát sinh lịch sử |
Các lệnh trong menu hiển thị theo quyền của tài khoản đang đăng nhập. Nếu không thấy một lệnh nào đó, hãy liên hệ quản trị viên để được cấp quyền.
4.3. Xem màn hình Danh sách mã code
Tại menu ⋮ → chọn Danh sách mã code.
Hệ thống hiển thị bảng gồm:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Mã code | Mã code tự động tạo khi nhập kho (VD: 1234567890123) |
| Trạng thái | Chưa dùng / Đã dùng |
| Tên user | Tên khách hàng đã sử dụng mã (trống nếu chưa dùng) |
| SĐT | Số điện thoại khách (trống nếu chưa dùng) |
| Chi nhánh | Chi nhánh mà mã code được phân bổ |
| Chiến dịch | Chiến dịch sử dụng mã code |
| Ngày sử dụng | Ngày giờ mã code được sử dụng (VD: 14:30 15/07/2025) |
Các thao tác trên màn hình mã code:
- Tìm kiếm: Nhập mã code vào ô tìm kiếm.
- Lọc theo trạng thái: Nhấn Tất cả / Chưa dùng / Đã dùng để lọc nhanh, kèm số lượng từng nhóm.
- Xuất Excel: Nhấn nút Xuất Excel để tải file chứa toàn bộ mã code.
4.4. Xem màn hình Danh sách phân bổ
Tại menu ⋮ → chọn Danh sách phân bổ.
Hệ thống hiển thị tồn kho theo từng chi nhánh:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Chi nhánh | Tên chi nhánh |
| Địa chỉ | Địa chỉ của chi nhánh |
| Kho | Tổng số lượng phân bổ cho chi nhánh |
| Đặt trước | Số quà đã giữ cho chiến dịch (chưa phát) |
| Đã phát | Số quà đã phát ra từ kho chi nhánh |
| Khả dụng | Số quà còn lại có thể phát |
Với quà tặng loại Voucher, bảng có thêm cột Đã dùng (số lượt voucher khách đã sử dụng).
4.5. Kiểm tra kết quả
- Sau khi thao tác, danh sách sẽ tự động cập nhật các cột Kho / Đặt trước / Đã phát / Khả dụng.
- Nếu dữ liệu chưa cập nhật, nhấn biểu tượng 🔄 để làm mới.
- Kiểm tra lịch sử qua ⋮ → Lịch sử để xác nhận thao tác đã được ghi nhận.
- Không xóa quà tặng đang gắn với chiến dịch đang chạy — hãy đổi Trạng thái sang Ngừng hoạt động thay vì xóa.
- Với Voucher: cần cấu hình đầy đủ Loại giảm + Giá trị giảm + Số lần sử dụng tối đa trước khi đưa vào chiến dịch — nếu thiếu, hệ thống sẽ không cho phép khách áp dụng.
- Ảnh hiển thị khi trúng (Gashapon) nên có kích thước vuông và nổi bật để tăng trải nghiệm khi khách trúng thưởng qua minigame.
4.6. Thêm số lượng
Bước 1 — Mở thêm số lượng
Tại Danh sách quà tặng, nhấn ⋮ ở quà cần thêm → chọn Thêm số lượng.
Bước 2 — Chọn đích đến và nhập số lượng
| Tùy chọn | Mô tả | Ví dụ |
|---|---|---|
| Kho tổng | Thêm vào kho chung, chưa phân bổ cho chi nhánh nào | Thêm 200 → kho tổng tăng 200 |
| Tất cả chi nhánh | Thêm vào kho chung rồi tự động chia cho tất cả chi nhánh | Thêm 200 cho 4 chi nhánh → mỗi nơi nhận 200 |
| Chọn chi nhánh | Thêm vào kho chung rồi phân bổ cho các chi nhánh được chọn | Thêm 200 cho chi nhánh Q7 + Thủ Đức |
Bước 3 — Xác nhận
Nhấn Xác nhận để lưu. Hệ thống tự động tạo mã code cho số lượng mới.
4.7. Giảm số lượng
Bước 1 — Mở giảm số lượng
Tại Danh sách quà tặng, nhấn ⋮ → chọn Giảm số lượng.
Bước 2 — Nhập số lượng cần giảm
Nhập số lượng cần giảm (VD: 50). Số lượng giảm không được vượt quá số khả dụng hiện tại.
Khả dụng = Kho − Đã phát − Đặt trước. Nếu nhập vượt quá, hệ thống sẽ báo lỗi "Số lượng giảm không được vượt quá khả dụng".
Bước 3 — Xác nhận
Nhấn Xác nhận để lưu.
4.8. Phân bổ quà cho chi nhánh
Bước 1 — Mở phân bổ
Tại Danh sách quà tặng, nhấn ⋮ → chọn Phân bổ.
Bước 2 — Chọn chi nhánh và nhập số lượng
- Phân bổ vào: Chọn Tất cả chi nhánh hoặc Chọn chi nhánh (chỉ định từng nơi).
- Chi nhánh: Nếu chọn "Chọn chi nhánh" → chọn một hoặc nhiều chi nhánh từ danh sách.
- Số lượng mỗi chi nhánh: Nhập số lượng phân bổ cho mỗi chi nhánh (VD:
100).
Cách hoạt động khi phân bổ:
- Trừ số lượng từ kho tổng
- Cộng số lượng vào kho chi nhánh được chọn
- Gán mã code tương ứng cho chi nhánh
Tổng số quà bị trừ khỏi kho tổng = Số lượng mỗi chi nhánh × Số chi nhánh được chọn, và không được vượt quá số khả dụng của kho tổng. Nếu vượt, hệ thống sẽ báo "Kho tổng không đủ".
VD 1 — Tất cả chi nhánh: Kho tổng có 500, có 5 chi nhánh, phân bổ 100 mỗi chi nhánh:
- Kho tổng: 500 → 0
- Mỗi chi nhánh nhận 100 mã code (5 × 100 = 500)
VD 2 — Chọn chi nhánh: Kho tổng có 500, phân bổ 100 cho chi nhánh Q7:
- Kho tổng: 500 → 400
- Chi nhánh Q7: 0 → 100
- 100 mã code được chuyển sang chi nhánh Q7
Bước 3 — Xác nhận
Nhấn Xác nhận để lưu.
4.9. Lịch sử kho tổng
Cách truy cập: Tại Danh sách quà tặng, nhấn ⋮ ở quà tặng cần xem → chọn Lịch sử.
Các cột trong bảng lịch sử:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Thời gian | Thời điểm xảy ra hành động (VD: 15:00 26/06/2026) |
| Hành động | Loại thao tác (xem bảng bên dưới) |
| +/− | Số lượng thay đổi (dương = thêm, âm = giảm) |
| Trước | Số lượng trước khi thực hiện, kèm loại chỉ số (Tổng kho / Khả dụng / Còn lại) |
| Sau | Số lượng sau khi thực hiện, kèm loại chỉ số tương ứng |
| Người thực hiện | Tên người hoặc hệ thống đã thực hiện hành động |
| Ghi chú | Thông tin bổ sung (VD: Nhận quà từ campaign: HomeShow (2)) |
Các loại hành động:
| Hành động | Mô tả |
|---|---|
| Thêm SL | Thêm số lượng vào kho |
| Cập nhật | Điều chỉnh số lượng |
| Xóa | Giảm/xóa số lượng |
| Phân bổ | Phân bổ từ kho tổng cho chi nhánh |
| Thu hồi | Thu hồi từ chi nhánh về kho tổng |
| Đặt trước | Hệ thống đặt trước cho chiến dịch (tự động) |
| Hoàn trả | Hủy đặt trước (tự động) |
| Claim | Khách hàng nhận quà (tự động) |
5. Xuất và Nhập dữ liệu bằng Excel
5.1. Xuất danh sách quà tặng
Tại Danh sách quà tặng, nhấn nút Xuất Excel ở góc trên bên phải → chọn Xuất danh sách quà.
Cửa sổ Tùy chọn xuất Excel cho phép lọc theo ngày tạo:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Từ ngày tạo | Chỉ xuất quà được tạo từ ngày này |
| Đến ngày tạo | Chỉ xuất quà được tạo đến ngày này |
Để trống cả hai ô ngày để xuất toàn bộ danh sách quà tặng.
Nhấn Xuất để tải file. File Excel gồm:
- Sheet "Danh sách quà tặng": STT, Tên quà, Mô tả, Loại quà tặng, Trạng thái, Phương thức nhận quà, Phương thức giao quà, Tổng kho, Đặt trước, Đã phát, Khả dụng, Ngày tạo
- Các sheet mã code: mỗi quà tặng có mã code sẽ có một sheet riêng đặt theo tên quà, chứa danh sách mã code kèm thông tin khách đã sử dụng
Tên file có dạng danh-sach-qua-tang_<khoảng ngày>.xlsx.
5.2. Xuất lịch sử tồn kho
Tại Danh sách quà tặng, nhấn Xuất Excel → chọn Xuất lịch sử tồn kho.
Chọn Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc, sau đó nhấn Xuất. Để trống để xuất toàn bộ.
File Excel tạo một sheet cho mỗi quà tặng, gồm các cột: STT, Thời gian, Hành động, +/−, Trước, Sau, Người thực hiện, SĐT, Vai trò, Ghi chú.
Cột Vai trò cho biết thao tác do Admin, Người dùng hay Hệ thống thực hiện.
5.3. Nhập quà tặng từ file Excel
Cho phép tạo nhiều quà tặng cùng lúc thay vì nhập tay từng quà.
Bước 1 — Tải file mẫu
Tại Danh sách quà tặng, nhấn nút Nhập từ Excel → trong cửa sổ hiện ra, nhấn Tải file mẫu.
File mẫu gồm 5 sheet tương ứng 5 loại quà tặng, mỗi sheet đã có sẵn dòng ví dụ:
| Sheet | Các cột đặc thù |
|---|---|
| Nhận trực tiếp | Điểm cần đổi, Ngày bắt đầu/kết thúc đổi, Phương thức nhận |
| Nhận từ chiến dịch | Ngày bắt đầu/kết thúc đổi, Phương thức nhận |
| Nhận từ MiniApp | Ngày bắt đầu/kết thúc đổi |
| Nhập từ bên ngoài | Ngày bắt đầu/kết thúc đổi |
| Voucher giảm giá | Loại giảm giá, Giá trị giảm, Đơn tối thiểu, Giảm tối đa, Số lượt dùng, Ngày hết hạn voucher |
Các cột chung ở mọi sheet: STT, Tên quà tặng, Mô tả, Hình ảnh, Số lượng, Trạng thái, Loại quà, Cách đổi quà.
- Ngày tháng phải theo định dạng
DD/MM/YYYY(VD:31/12/2026). - Trạng thái: điền Hoạt động hoặc Ngừng hoạt động.
- Cách đổi quà: điền Tự xác nhận, Nhân viên quét hoặc Đổi điểm.
- Phương thức nhận: điền Tại cửa hàng hoặc Giao hàng.
- Loại giảm giá (voucher): điền Phần trăm hoặc Số tiền cố định.
- Giữ nguyên dòng tiêu đề của file mẫu — hệ thống đọc dữ liệu theo tên cột.
- Khi nhập dữ liệu, hệ thống chỉ đọc sheet đầu tiên của file. Hãy đưa loại quà cần nhập lên sheet đầu tiên, hoặc tách thành nhiều file và nh ập lần lượt.
Bước 2 — Tải file lên
Chọn file đã điền rồi nhấn Tải lên.
- Chỉ hỗ trợ định dạng .xlsx.
- Dung lượng file phải nhỏ hơn 10MB
Bước 3 — Theo dõi tiến trình và kiểm tra kết quả
Hệ thống xử lý nền và hiển thị thanh tiến trình. Khi hoàn tất, màn hình tổng kết cho biết số quà Thành công, số Lỗi và Tổng số dòng đã xử lý.
Nếu có dòng lỗi, bảng Danh sách lỗi hiển thị số dòng trong file Excel và lý do cụ thể (VD: Quà tặng đã tồn tại), giúp bạn sửa lại file và nhập lại phần thiếu.
Nếu đang có phiên nhập khác chạy, hệ thống sẽ báo "Đang có file excel khác đang chạy. Vui lòng chờ hoàn tất." — hãy đợi phiên trước xong rồi thực hiện lại.
6. Chỉnh sửa và Xóa quà tặng
6.1. Chỉnh sửa quà tặng
- Tại cột Hành động, nhấn ⋮ → chọn Sửa
- Cập nhật thông tin cần thay đổi
- Nhấn Cập nhật để áp dụng thay đổi
Phương thức nhận quà, Phương thức giao quà và Số lần sử dụng tối đa (với voucher) không thể thay đổi sau khi quà tặng đã được tạo.
6.2. Xóa quà tặng
- Tại cột Hành động, nhấn ⋮ → chọn Xóa
- Xác nhận thao tác khi hệ thống yêu cầu
Quà tặng đã xóa sẽ không thể khôi phục. Hãy cân nhắc kỹ trước khi thực hiện — với quà đang dùng trong chiến dịch, nên chuyển sang Ngừng hoạt động thay vì xóa.
7. Lưu ý khi quản lý quà tặng
- Đặt tên quà rõ ràng, dễ nhận biết để thuận tiện khi gắn vào chiến dịch
- Kiểm tra đúng loại quà tặng, phương thức nhận và phương thức giao trước khi lưu
- Theo dõi cột Khả dụng để bổ sung kho kịp thời, tránh hết quà giữa chiến dịch
- Khi phân bổ, nhớ rằng số lượng nhập là cho mỗi chi nhánh, không phải tổng
- Tạm ngưng quà không còn sử dụng bằng cách chuyển sang Ngừng hoạt động thay vì xóa
- Dùng Lịch sử để đối soát khi số liệu kho có sai lệch