Thanh toán hoa hồng Affiliate
Tổng quan
Màn hình Thanh toán hoa hồng là nơi doanh nghi ệp chi trả hoa hồng định kỳ cho cộng tác viên (CTV) sau khi các đơn hàng được hoàn tất.
Tại đây, quản trị viên có thể:
- Xem tổng quan dòng tiền đã trả / chưa trả trong kỳ.
- Lọc CTV đủ điều kiện thanh toán theo từng tháng.
- Tạo bút toán thanh toán kèm ảnh chứng từ chuyển khoản.
- Từ chối thanh toán kèm lý do rõ ràng để lưu vết.
- Theo dõi lịch sử thanh toán đầy đủ, minh bạch.
Hoa hồng là niềm tin tài chính giữa shop và cộng tác viên. Một quy trình thanh toán rõ ràng – đúng hạn – có chứng từ sẽ giúp shop giữ chân đại sứ giỏi, hạn chế tranh chấp và xây dựng uy tín lâu dài trên thị trường Affiliate.
Truy cập màn hình Thanh toán hoa hồng
Từ menu quản trị, vào:
Affiliate → Thanh toán hoa hồng
Hệ thống sẽ hiển thị màn hình tổng quan kỳ thanh toán, các chỉ số quan trọng và danh sách giao dịch thanh toán hoa hồng.
Luồng thanh toán hoa hồng 5 bước
Phía trên cùng của màn hình là bảng hướng dẫn luồng thanh toán hoa hồng – tóm tắt toàn bộ quy trình từ khi cài đặt đến khi chi trả thành công.
Bước 1: Cài đặt điều kiện thanh toán
Chủ shop cài đặt số tiền tối thiểu mà CTV cần đạt để được thanh toán (ví dụ: 500.000đ) và kỳ thanh toán hàng tháng (ví dụ: ngày 20–30 hàng tháng).
→ Cấu hình này thực hiện ở phần Cài đặt chung Affiliate.
Bước 2: Hoa hồng tích lũy
Khi đơn hàng được hoàn thành, hệ thống tự động chuyển hoa hồng của CTV từ trạng thái "đang chờ" sang số dư khả dụng – sẵn sàng cho việc thanh toán.
Bước 3: Mở kỳ thanh toán
Đến ngày thanh toán, chủ shop chọn tháng/năm cần xử lý để hệ thống lập danh sách CTV cần thanh toán trong kỳ.
Bước 4: Lọc CTV đủ điều kiện
Hệ thống chỉ hiển thị các CTV có:
- Số dư khả dụng ≥ mức tối thiểu đã cài đặt.
- Chưa được thanh toán trong tháng đó.
Bước 5: Thanh toán hoặc Từ chối
- Nếu thanh toán: trừ số dư của CTV, lưu chứng từ chuyển khoản.
- Nếu từ chối: ghi rõ lý do, số dư của CTV không đổi.
Mỗi CTV chỉ có thể được tạo 1 bút toán thanh toán/tháng. Điều này đảm bảo dòng tiền sạch sẽ, dễ đối soát và tránh thanh toán trùng lặp.
Bảng tổng quan kỳ thanh toán
Bên dưới hướng dẫn luồng là 4 thẻ chỉ số giúp bạn nắm nhanh tình hình tài chính của kỳ.
- Đã thanh toán kỳ X/YYYY: Tổng số tiền hoa hồng shop đã chi trả trong kỳ hiện tại.
- Số CTV đã thanh toán: Số lượng cộng tác viên đã được nhận hoa hồng kỳ này.
- CTV chưa thanh toán kỳ này: Số CTV đủ điều kiện nhưng chưa được xử lý – cần ưu tiên hoàn tất sớm.
- Tổng tiền chưa thanh toán: Tổng số tiền hoa hồng còn nợ CTV trong kỳ – là khoản phải chi quan trọng cần đưa vào kế hoạch dòng tiền.
Chỉ số Tổng tiền chưa thanh toán là khoản nợ ngắn hạn của shop với cộng tác viên. Hãy đảm bảo chuẩn bị đủ ngân sách trước ngày mở kỳ thanh toán để tránh trễ hẹn với đại sứ.
Danh sách giao dịch thanh toán
Khu vực bảng phía dưới hiển thị toàn bộ giao dịch thanh toán hoa hồng đã được tạo trong hệ thống.
Tabs phân loại theo trạng thái
- Tất cả: Hiển thị toàn bộ giao dịch (đã thanh toán + đã từ chối).
- Đã thanh toán: Chỉ hiển thị các giao dịch đã chi trả thành công.
- Đã từ chối: Hiển thị các yêu cầu thanh toán bị từ chối kèm lý do.
Bộ lọc thời gian
- Theo tháng: Xem theo một tháng cụ thể (ví dụ 05/2026).
- Tất cả lịch sử: Xem toàn bộ lịch sử thanh toán từ trước đến nay.
Thông tin hiển thị mỗi dòng
- Cộng tác viên: Tên CTV được thanh toán.
- Kỳ: Kỳ thanh toán (ví dụ: 05/2026).
- Số tiền: Khoản hoa hồng được chi trả trong giao dịch.
- Trạng thái: Đã thanh toán hoặc Đã từ chối.
- Ngân hàng: Thông tin ngân hàng đã chuyển khoản.
- Người xử lý: Quản trị viên đã thực hiện giao dịch.
- Ngày tạo: Thời điểm tạo bút toán.
Sử dụng tab Đã thanh toán kết hợp Theo tháng để đối chiếu chứng từ với kế toán nội bộ. Tổng số tiền ở cột Số tiền phải khớp với Đã thanh toán kỳ X/YYYY ở thẻ tổng quan.
Tạo bút toán thanh toán mới
Bước 1: Mở form tạo thanh toán
Nhấn nút + Tạo thanh toán ở góc phải trên cùng màn hình.
Bước 2: Chọn trạng thái cho giao dịch
Sau khi form hiện ra, bạn cần chọn giữa 2 trạng thái:
- Đã thanh toán – khi shop đã chi trả thành công.
- Đã từ chối – khi shop từ chối yêu cầu (ví dụ CTV chưa đủ điều kiện, thông tin sai, vi phạm chính sách…).
Trường hợp 1: Tạo giao dịch "Đã thanh toán"
Điền các thông tin sau:
- Cộng tác viên (bắt buộc): Tìm và chọn CTV cần thanh toán. Chỉ những CTV đủ điều kiện mới xuất hiện trong danh sách.
- Kỳ thanh toán (bắt buộc): Chọn tháng/năm chi trả (ví dụ 05/2026).
- Trạng thái: Chọn Đã thanh toán.
- Ảnh chứng minh thanh toán: Tải lên ảnh chuyển khoản, hóa đơn, biên lai… để lưu chứng từ.
- Ghi chú (tùy chọn): Ghi chú nội bộ cho kế toán hoặc cho lịch sử đối soát.
Nhấn Tạo thanh toán để hoàn tất. Hệ thống sẽ:
- Trừ số tiền khỏi số dư hoa hồng của CTV.
- Lưu chứng từ vào lịch sử giao dịch.
- Hiển thị giao dịch trong tab Đã thanh toán.
Luôn upload ảnh chuyển khoản ngay sau khi thanh toán. Đây là minh chứng pháp lý quan trọng, giúp shop tránh tranh chấp và phục vụ kế toán đối soát cuối tháng.
Trường hợp 2: Tạo giao dịch "Đã từ chối"
Điền các thông tin sau:
- Cộng tác viên (bắt buộc): Chọn CTV cần xử lý.
- Kỳ thanh toán (bắt buộc): Chọn kỳ tương ứng.
- Trạng thái: Chọn Đã từ chối.
- Lý do từ chối (bắt buộc): Nhập lý do rõ ràng (ví dụ: thông tin tài khoản sai, CTV vi phạm chính sách quảng bá, đơn hàng có dấu hiệu gian lận…).
- Ghi chú (tùy chọn): Bổ sung thông tin nội bộ nếu cần.
Nhấn Tạo thanh toán để hoàn tất. Khi từ chối:
- Số dư hoa hồng của CTV không bị thay đổi.
- Giao dịch xuất hiện trong tab Đã từ chối kèm lý do để truy vết.
Hãy ghi lý do từ chối chi tiết và lịch sự, vì nội dung này có thể được dùng làm căn cứ trao đổi với CTV. Tránh các lý do mơ hồ như "Không đạt yêu cầu" – CTV sẽ khó hợp tác lâu dài.
Quy trình thanh toán hoa hồng định kỳ
Để đảm bảo việc chi trả diễn ra trơn tru hàng tháng, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự sau:
- Đầu kỳ thanh toán (ngày 20 hàng tháng): Mở màn hình Thanh toán hoa hồng, kiểm tra chỉ số Tổng tiền chưa thanh toán để chuẩn bị ngân sách.
- Đối soát: Đối chiếu danh sách CTV đủ điều kiện với báo cáo nội bộ.
- Chuyển khoản cho từng CTV theo thông tin ngân hàng đã có.
- Tạo bút toán "Đã thanh toán" trên hệ thống, upload ảnh chuyển khoản.
- Xử lý các trường hợp đặc biệt: Tạo bút toán "Đã từ chối" kèm lý do cho các CTV không đủ điều kiện.
- Cuối kỳ: Đối chiếu lại các chỉ số tổng quan với kế toán – đảm bảo khớp 100%.
Tổng kết
Tính năng Thanh toán hoa hồng Affiliate mang lại cho doanh nghiệp:
- Quy trình chi trả rõ ràng theo 5 bước chuẩn hóa.
- Kiểm soát dòng tiền minh bạch thông qua 4 chỉ số tổng quan.
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ – sẵn sàng cho kế toán, kiểm toán, hoặc tranh chấp.
- Xây dựng niềm tin với đội ngũ cộng tác viên thông qua thanh toán đúng hạn, có chứng từ.
Trong Affiliate, uy tín thanh toán quyết định chất lượng đội ngũ đại sứ. Một shop trả hoa hồng đúng hạn, minh bạch và có chứng từ sẽ luôn thu hút được các CTV giỏi nhất – đây chính là nền tảng để mở rộng kênh Affiliate bền vững.