Thanh toán hoa hồng Affiliate
Tổng quan
Màn hình Thanh toán hoa hồng là nơi doanh nghiệp chi trả hoa hồng cho cộng tác viên (CTV) dựa trên số dư khả dụng đã tích lũy từ các đơn hàng hoàn tất.
Tại đây, quản trị viên có thể:
- Xem tổng quan dòng tiền đã trả / đang chờ (toàn thời gian).
- Xem nhanh danh sách CTV còn số dư cần chi trả qua tab Số dư lớn hơn 0.
- Thanh toán từng CTV hoặc thanh toán hàng loạt kèm chứng từ.
- Từ chối thanh toán kèm lý do rõ ràng để lưu vết.
- Theo dõi toàn bộ lịch sử thanh toán qua tab Lịch sử.
Hoa hồng là niềm tin tài chính giữa shop và cộng tác viên. Một quy trình thanh toán rõ ràng – đúng hạn – có chứng từ sẽ giúp shop giữ chân đại sứ giỏi, hạn chế tranh chấp và xây dựng uy tín lâu dài trên thị trường Affiliate.
Truy cập màn hình Thanh toán hoa hồng
Từ menu quản trị, vào:
Affiliate → Thanh toán hoa hồng
Hệ thống sẽ hiển thị bảng hướng dẫn luồng thanh toán, các chỉ số tổng quan và hai tab quản lý CTV cần trả / lịch sử thanh toán.
Luồng thanh toán hoa hồng 5 bước
Phía trên cùng của màn hình là bảng hướng dẫn luồng thanh toán hoa hồng – tóm tắt toàn bộ quy trình từ khi cài đặt đến khi chi trả.
Bước 1: Cài đặt điều kiện
Chủ shop cài đặt số tiền tối thiểu mà CTV cần đạt để được thanh toán (ví dụ: 500.000đ).
→ Cấu hình này thực hiện ở phần Cài đặt chung Affiliate.
Bước 2: Hoa hồng tích lũy
Khi đơn hàng được hoàn thành, hệ thống tự động chuyển hoa hồng của CTV từ trạng thái "đang chờ" sang số dư khả dụng – sẵn sàng cho việc thanh toán.
Bước 3: Xem CTV cần thanh toán
Mở tab Số dư lớn hơn 0 để xem danh sách CTV còn số dư khả dụng cần chi trả, kèm thông tin số tài khoản của từng người.
Bước 4: Thanh toán cho CTV
- Tạo thanh toán đơn lẻ: trả cho từng CTV.
- Thanh toán hoa hồng hàng loạt: trả cho nhiều CTV cùng lúc bằng file Excel đối soát.
Bước 5: Theo dõi lịch sử
Mọi giao dịch đã thanh toán / từ chối được lưu tại tab Lịch sử để đối soát và truy vết.
Khi thanh toán, hệ thống chi trả toàn bộ số dư khả dụng của CTV về 0 và lưu lại bút toán. Cách này giúp dòng tiền sạch sẽ, dễ đối soát và tránh thanh toán trùng lặp.
Bảng tổng quan
Bên dưới hướng dẫn luồng là 4 thẻ chỉ số (tính trên toàn thời gian) giúp bạn nắm nhanh tình hình tài chính.
- Tổng tiền đã chi trả: Tổng số tiền hoa hồng shop đã chi trả từ trước đến nay.
- Tổng lượt thanh toán: Số lượt giao dịch thanh toán đã thực hiện.
- CTV đang chờ thanh toán: Số cộng tác viên còn số dư/hoa hồng chờ được xử lý.
- Tổng tiền đang chờ: Tổng số tiền hoa hồng còn phải chi cho CTV – là khoản phải chi cần đưa vào kế hoạch dòng tiền.
Chỉ số Tổng tiền đang chờ là khoản nợ ngắn hạn của shop với cộng tác viên. Hãy đảm bảo chuẩn bị đủ ngân sách để chi trả đúng hạn, tránh trễ hẹn với đại sứ.
Hai tab quản lý
Khu vực bảng phía dưới được chia thành 2 tab: một tab để xem ai cần trả, một tab để tra cứu lịch sử.
Tab "Số dư lớn hơn 0"
Hiển thị danh sách CTV còn số dư khả dụng > 0 – chính là những người cần chi trả.
Mỗi dòng hiển thị:
- Cộng tác viên: Tên và mã CTV.
- Số dư khả dụng: Số tiền có thể thanh toán ngay cho CTV.
- Số dư đang chờ: Hoa hồng từ đơn chưa hoàn tất, sẽ chuyển thành khả dụng sau.
- Tổng đã trả: Tổng số tiền đã chi trả cho CTV từ trước đến nay.
- Số tài khoản: Thông tin ngân hàng của CTV. Nếu CTV chưa cập nhật, dòng này hiển thị nhãn "Chưa có STK".
CTV chưa có STK sẽ không thể nhận thanh toán hàng loạt (bị loại khỏi lô đối soát). Nhìn cột này bạn biết ngay ai cần được nhắc bổ sung thông tin ngân hàng trước khi chi trả.
Tab "Lịch sử"
Hiển thị toàn bộ giao dịch thanh toán đã tạo trong hệ thống (mọi trạng thái).
Mỗi dòng hiển thị:
- Cộng tác viên: Tên CTV được thanh toán.
- Số tiền: Khoản hoa hồng được chi trả trong giao dịch.
- Trạng thái: Đã thanh toán, Đã từ chối, Đang xử lý, Thất bại hoặc Đã huỷ.
- Ngân hàng: Thông tin ngân hàng đã chuyển khoản.
- Người xử lý: Quản trị viên đã thực hiện giao dịch.
- Ngày tạo: Thời điểm tạo bút toán.
Nhấn biểu tượng con mắt ở cuối mỗi dòng để xem chi tiết giao dịch.
Dùng tab Lịch sử để đối chiếu chứng từ với kế toán nội bộ. Mỗi giao dịch Đã thanh toán đều có ảnh chuyển khoản và ghi chú đi kèm để tra cứu.
Tạo thanh toán
Ở góc phải trên cùng màn hình có 2 nút thao tác:
- Tạo thanh toán đơn lẻ: chi trả cho một CTV.
- Thanh toán hoa hồng hàng loạt: chi trả cho nhiều CTV cùng lúc qua file Excel.
Tạo thanh toán đơn lẻ
Nhấn + Tạo thanh toán đơn lẻ, sau đó chọn giữa 2 trạng thái:
- Đã thanh toán – khi shop đã chi trả thành công.
- Đã từ chối – khi shop từ chối yêu cầu (CTV chưa đủ điều kiện, thông tin sai, vi phạm chính sách…).
Trường hợp 1: "Đã thanh toán"
Điền các thông tin sau:
- Cộng tác viên (bắt buộc): Tìm và chọn CTV cần thanh toán. Sau khi chọn, hệ thống hiển thị số dư khả dụng và thông tin ngân hàng của CTV.
- Trạng thái: Chọn Đã thanh toán.
- Ảnh chứng minh thanh toán: Tải lên ảnh chuyển khoản, hóa đơn, biên lai… để lưu chứng từ.
- Ghi chú (tùy chọn): Ghi chú nội bộ cho kế toán hoặc lịch sử đối soát.
Nhấn Tạo thanh toán để hoàn tất. Hệ thống sẽ:
- Trả toàn bộ số dư khả dụng của CTV (số dư về 0).
- Lưu chứng từ vào lịch sử giao dịch.
- Hiển thị giao dịch ở tab Lịch s ử với trạng thái Đã thanh toán.
Luôn upload ảnh chuyển khoản ngay sau khi thanh toán. Đây là minh chứng quan trọng, giúp shop tránh tranh chấp và phục vụ kế toán đối soát cuối tháng.
Trường hợp 2: "Đã từ chối"
Điền các thông tin sau:
- Cộng tác viên (bắt buộc): Chọn CTV cần xử lý.
- Trạng thái: Chọn Đã từ chối.
- Lý do từ chối (bắt buộc): Nhập lý do rõ ràng (ví dụ: thông tin tài khoản sai, CTV vi phạm chính sách quảng bá, đơn hàng có dấu hiệu gian lận…).
- Ghi chú (tùy chọn): Bổ sung thông tin nội bộ nếu cần.
Nhấn Tạo thanh toán để hoàn tất. Khi từ chối:
- Số dư hoa hồng của CTV không bị thay đổi.
- Giao dịch xuất hiện ở tab Lịch sử với trạng thái Đã từ chối kèm lý do để truy vết.
Hãy ghi lý do từ chối chi tiết và lịch sự, vì nội dung này có thể được dùng làm căn cứ trao đổi với CTV. Tránh các lý do mơ hồ như "Không đạt yêu cầu" – CTV sẽ khó hợp tác lâu dài.
Thanh toán hoa hồng hàng loạt
Khi cần chi trả cho nhiều CTV cùng lúc, hãy dùng nút ⚡ Thanh toán hoa hồng hàng loạt để làm việc theo lô + Excel thay vì trả tay từng người. Quy trình gồm 4 bước trong một cửa sổ hướng dẫn (wizard): xuất lô → chuyển khoản → nhập kết quả → hoàn tất.
Trả tay đơn lẻ phù hợp với vài CTV. Khi danh sách lên tới hàng chục người, thanh toán hàng loạt giúp bạn chuyển khoản có file đối chiếu và cập nhật kết quả một lần cho cả lô – nhanh và ít sai sót hơn.
Bước 1: Xuất lô đối soát
Nhấn ⚡ Thanh toán hoa hồng hàng loạt để mở wizard. Hệ thống tự điền sẵn ngưỡng số tiền tối thiểu (theo Cài đặt chung) và hiển thị danh sách CTV đủ điều kiện vào lô.
- Chỉ CTV có số dư khả dụng ≥ ngưỡng và có số tài khoản (STK) mới được đưa vào lô.
- CTV thiếu STK được liệt kê riêng như một cảnh báo và bị loại khỏi lô.
- Nhấn tạo lô: hệ thống tạo lô + tự tải file Excel về máy.
Ngay khi tạo lô, hệ thống trừ hết số dư khả dụng của các CTV trong lô về 0 (trạng thái "đang xử lý") để giữ tiền, tránh chi trùng. Nếu sau đó không chuyển khoản, bạn cần huỷ lô để hoàn lại số dư cho CTV (xem mục Lịch sử lô bên dưới).
Bước 2: Chuyển khoản theo file Excel
Sau khi xuất lô, wizard chuyển sang bước hướng dẫn chuyển khoản.
Mở file Excel vừa tải. File gồm danh sách CTV kèm STK, ngân hàng, chủ tài khoản, số tiền cần chuyển.
Kế toán chuyển khoản cho từng CTV, rồi điền kết quả vào 3 cột cuối của file:
- Trạng thái (bắt buộc): chọn từ danh sách thả xuống — Thành công hoặc Thất bại (không gõ tay giá trị khác).
- Số tiền thực chuyển: điền khi Thành công (dùng để đối chiếu chênh lệch nếu chuyển thiếu/dư).
- Lý do thất bại: điền khi Thất bại.
Giữ nguyên các cột mã CTV và số tiền, chỉ điền 3 cột kết quả ở trên. Khi đối soát, hãy upload lại đúng file đã tải về để hệ thống nhận diện đúng lô.
Bước 3: Upload kết quả & đối soát
Quay lại wizard, chọn đúng lô cần đối soát.
Sau đó upload lại chính file Excel đã điền. Hệ thống kiểm tra từng dòng trước khi đối soát.
Các dòng không hợp lệ sẽ bị bỏ qua (báo rõ lý do): chưa chọn trạng thái, trạng thái lạ, mã CTV trùng, hoặc "Thành công" nhưng thiếu số tiền thực chuyển.
Nhấn đối soát, hệ thống xử lý:
- Thành công: giữ nguyên phần đã trừ khi xuất lô. Nếu số tiền thực chuyển thiếu/dư so với số dư, hệ thống ghi nhận chênh lệch (kèm ghi chú) nhưng không trừ/cộng thêm vào số dư.
- Thất bại: hệ thống hoàn lại số dư cho CTV (cộng ngược về số dư khả dụng) để có thể xử lý lại sau.
Với các dòng bị lỗi (thiếu số tiền, trạng thái không hợp lệ, mã CTV không thuộc lô…), hệ thống liệt kê rõ để bạn sửa lại trong file rồi nhập lại.
Khi tất cả CTV trong lô đã được đối soát, lô tự chuyển sang trạng thái Đã đối soát.
Nếu lỡ upload lại file cũ, các dòng đã đối soát trước đó sẽ không bị cộng đôi – hệ thống chỉ xử lý những dòng còn "đang xử lý". Bạn có thể sửa file và đối soát bổ sung nhiều lần cho tới khi hết.
Lịch sử lô & huỷ lô
Trong wizard có mục Lịch sử lô để tra cứu các lô đã tạo, kèm trạng thái Đã xuất / Đã đối soát / Đã huỷ, và mở chi tiết từng lô.
Cách huỷ một lô:
- Mở mục Lịch sử lô trong wizard.
- Chọn lô đang ở trạng thái Đã xuất (chưa đối soát), nhấn Xem chi tiết.
- Trong màn chi tiết lô, nhấn nút Huỷ lô ở góc trên và xác nhận.
Ngoài ra, bạn có thể huỷ lô trực tiếp ngay tại danh sách Lịch sử lô — nút Huỷ lô hiển thị sẵn trên mỗi dòng lô đang ở trạng thái Đã xuất, không cần mở màn chi tiết. Thao tác xác nhận và kết quả hoàn tiền giống hệt cách huỷ trong màn chi tiết.
Khi huỷ, hệ thống hoàn lại số dư cho các CTV còn "đang xử lý" trong lô. Lô chuyển sang trạng thái Đã huỷ.
Vì xuất lô đã giữ (trừ) số dư của CTV, huỷ lô là cách chuẩn để hoàn tiền khi không chi trả nữa. Đừng để lô treo "đang xử lý" lâu ngày – số dư CTV sẽ bị giữ và họ không rút được.
Tổng kết
Tính năng Thanh toán hoa hồng Affiliate mang lại cho doanh nghiệp:
- Quy trình chi trả rõ ràng theo số dư khả dụng, không phụ thuộc kỳ tháng cứng nhắc.
- Kiểm soát dòng tiền minh bạch qua 4 chỉ số tổng quan.
- Chi trả linh hoạt: từng CTV hoặc hàng loạt bằng Excel.
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ – sẵn sàng cho kế toán, kiểm toán, hoặc tranh chấp.
Trong Affiliate, uy tín thanh toán quyết định chất lượng đội ngũ đại sứ. Một shop trả hoa hồng đúng hạn, minh bạch và có chứng từ sẽ luôn thu hút được các CTV giỏi nhất – đây chính là nền tảng để mở rộng kênh Affiliate bền vững.