Chuyển tới nội dung chính

Quản lý Cộng tác viên Affiliate

Tổng quan​

Cộng tác viên (CTV) là những đại sứ tham gia chương trình Affiliate – họ giới thiệu sản phẩm của shop và nhận hoa hồng khi đơn hàng được hoàn tất.

Màn hình Cộng tác viên là trung tâm điều hành đội ngũ Affiliate của bạn, nơi quản trị viên có thể:

  • Xem toàn bộ danh sách cộng tác viên đang hoạt động trong shop.
  • Theo dõi doanh thu, hoa hồng và số đơn hàng mà từng CTV mang lại.
  • Duyệt cộng tác viên mới đăng ký.
  • Tạm ngừng hoặc xóa CTV khi cần.
  • Tìm kiếm nhanh thông tin CTV theo tên hoặc mã.
Vì sao cần quản lý tốt Cộng tác viên?

Một đội ngũ CTV được quản lý tốt sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu bền vững, tiết kiệm chi phí marketing và xây dựng được mạng lưới đại sứ trung thành. Hãy theo dõi sát hiệu suất từng CTV để giữ chân người giỏi, hỗ trợ người mới và loại bỏ kịp thời các tài khoản không hoạt động.

Truy cập màn hình Cộng tác viên Affiliate

Truy cập màn hình Cộng tác viên​

Từ menu quản trị, vào:

Affiliate → Cộng tác viên

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách toàn bộ cộng tác viên trong shop, kèm theo các bộ lọc và công cụ quản lý.

Các tab quản lý theo trạng thái​

Để giúp việc quản lý CTV dễ dàng hơn, hệ thống chia danh sách thành 4 tab theo trạng thái:

  • Tất cả: Hiển thị toàn bộ cộng tác viên (mọi trạng thái).
  • Hoạt động: Các CTV đang được phép giới thiệu sản phẩm và nhận hoa hồng.
  • Chờ duyệt: Các CTV vừa đăng ký, đang chờ quản trị viên phê duyệt.
  • Tạm ngừng: Các CTV bị ngưng hoạt động tạm thời (không nhận được hoa hồng cho đơn hàng mới).
Mẹo

Hãy ưu tiên kiểm tra tab Chờ duyệt mỗi ngày để CTV mới không phải chờ quá lâu — điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm và động lực bán hàng của họ.

Danh sách cộng tác viên​

Bảng danh sách hiển thị toàn bộ thông tin cần thiết để bạn theo dõi và đánh giá nhanh từng cộng tác viên.

Danh sách cộng tác viên Affiliate

Thông tin hiển thị​

Mỗi dòng trong bảng tương ứng với một cộng tác viên, bao gồm các cột:

  • Cộng tác viên: Hình đại diện và tên hiển thị của CTV.
  • Mã CTV: Mã định danh duy nhất do hệ thống tự sinh, dùng để theo dõi đơn hàng giới thiệu và đối soát hoa hồng.
  • Doanh thu: Tổng doanh thu các đơn hàng mà CTV này đã mang về.
  • Hoa hồng: Tổng số tiền hoa hồng CTV đã được ghi nhận.
  • Đơn hàng: Tổng số đơn hàng phát sinh thông qua link giới thiệu của CTV.
  • Trạng thái: Tình trạng hiện tại – Hoạt động, Chờ duyệt, Tạm ngừng.
  • Thao tác: Menu thao tác nhanh dành cho quản trị viên.

Tìm kiếm nhanh​

Sử dụng ô Tìm kiếm ở phía trên bảng để tra nhanh CTV theo tên hoặc theo mã. Phù hợp khi shop có hàng trăm cộng tác viên.

Đọc bảng nhanh
  • CTV có Doanh thu cao + Hoa hồng cao → đại sứ chủ lực, nên ưu tiên chăm sóc và thưởng thêm.
  • CTV có 0 đơn hàng kéo dài → cân nhắc gửi tài liệu hỗ trợ hoặc tạm ngừng để dọn dẹp danh sách.

Thao tác với Cộng tác viên​

Nhấn vào biểu tượng 3 chấm ở cột Thao tác trên mỗi dòng để mở menu các thao tác nhanh dành cho cộng tác viên đó.

Menu thao tác với cộng tác viên

Có 3 thao tác chính:

1. Xem chi tiết​

Mở trang chi tiết của cộng tác viên để xem đầy đủ thông tin cá nhân, lịch sử đơn hàng, hoa hồng tích lũy và hoạt động giới thiệu.

→ Dùng khi bạn cần đánh giá sâu hiệu suất hoặc xử lý khiếu nại từ CTV.

2. Tạm ngừng​

Vô hiệu hóa cộng tác viên tạm thời. Sau khi tạm ngừng:

  • CTV không thể giới thiệu sản phẩm và không nhận hoa hồng cho đơn hàng mới.
  • Lịch sử hoa hồng cũ vẫn được giữ nguyên.
  • Bạn có thể kích hoạt lại CTV bất cứ lúc nào.

→ Phù hợp khi cần xử lý CTV vi phạm chính sách hoặc tạm thời không hợp tác.

3. Xóa​

Gỡ bỏ vĩnh viễn cộng tác viên khỏi hệ thống. Khi xóa:

  • Toàn bộ liên kết và dữ liệu liên quan đến CTV sẽ bị gỡ.
  • Hành động này không thể hoàn tác.
Cẩn thận trước khi xóa

Trước khi xóa, hãy chắc chắn rằng cộng tác viên không còn hoa hồng chưa đối soát và không có đơn hàng đang xử lý. Nếu chỉ muốn ngừng tạm thời, hãy chọn Tạm ngừng thay vì Xóa.

Duyệt cộng tác viên mới​

Khi có người đăng ký làm CTV qua Mini App, yêu cầu sẽ xuất hiện trong tab Chờ duyệt.

Quản trị viên có thể:

  1. Vào tab Chờ duyệt.
  2. Mở Xem chi tiết để kiểm tra thông tin cá nhân, kênh quảng bá, lý do đăng ký…
  3. Phê duyệt nếu phù hợp, hoặc Từ chối nếu không đạt tiêu chí.
Tiêu chí khuyến nghị khi duyệt CTV
  • CTV cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ và chính xác.
  • Có kênh quảng bá rõ ràng (Facebook, TikTok, YouTube, group cộng đồng…).
  • Phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu của shop.
  • Không vi phạm chính sách Affiliate đã công bố.

Quy trình vận hành đội ngũ CTV hiệu quả​

Để duy trì một đội ngũ Affiliate khỏe mạnh, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự sau:

  1. Hàng ngày: Kiểm tra tab Chờ duyệt, xử lý các yêu cầu đăng ký mới.
  2. Hàng tuần: Xem báo cáo doanh thu/hoa hồng của từng CTV để vinh danh top performer và hỗ trợ CTV mới.
  3. Hàng tháng: Lọc các CTV không có đơn hàng nhiều tháng → liên hệ hoặc tạm ngừng để giữ danh sách gọn gàng.
  4. Khi có vi phạm: Tạm ngừng ngay lập tức, điều tra rồi mới quyết định khôi phục hay xóa.

Tổng kết​

Màn hình Cộng tác viên đóng vai trò trung tâm trong việc:

  • Theo dõi toàn cảnh đội ngũ Affiliate chỉ trên một màn hình duy nhất.
  • Phê duyệt CTV mới nhanh chóng để không bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
  • Đánh giá hiệu suất theo doanh thu – hoa hồng – đơn hàng minh bạch.
  • Kiểm soát chất lượng thông qua các thao tác tạm ngừng/xóa khi cần.
Mục tiêu cuối cùng

Một hệ thống Cộng tác viên được vận hành tốt sẽ trở thành kênh bán hàng chi phí thấp – hiệu quả cao cho doanh nghiệp. Hãy xem mỗi CTV là một đối tác kinh doanh, đầu tư chăm sóc đúng cách – họ sẽ mang lại doanh thu vượt mong đợi.