Quản lý đơn hàng sàn TMĐT
Tổng quan
Đơn hàng từ các gian hàng đã kết nối được tự động kéo về MiniAI. Bạn không phải mở trang quản trị của từng sàn: mọi đơn nằm chung một danh sách, chia theo đúng các bước vận hành trong kho.
Module gồm ba màn hình:
- Xử lý đi đơn – luồng chính hằng ngày: chuẩn bị hàng, in phiếu, giao hàng.
- Hủy đơn hàng – xử lý yêu cầu hủy của khách và chủ động hủy đơn.
- Quản lý trả hàng – theo dõi đơn hoàn từ lúc khách yêu cầu đến khi nhận lại hàng.
Từ lúc đơn vị vận chuyển lấy hàng trở đi, trạng thái do sàn và đơn vị vận chuyển cập nhật, hệ thống chỉ ghi nhận. Người bán chỉ cần thao tác ở Chờ xử lý và Chờ in.
Vòng đời một đơn hàng
Chờ xử lý ──Chuẩn bị hàng──► Chờ in ──In phiếu + Giao hàng──► Chờ lấy hàng ──► Đang giao ──► Hoàn thành
| Bước | Ý nghĩa | Ai xử lý |
|---|---|---|
| Chờ xử lý | Đơn mới về, cần soạn hàng | Bạn – bấm Chuẩn bị hàng |
| Tạm giữ | Đơn được giữ lại, chưa cho chạy tiếp | Bạn – bấm Tạm giữ đơn hàng |
| Chờ in | Hàng đã soạn xong, chờ in phiếu giao hàng | Bạn – In hàng loạt rồi Giao hàng |
| Chờ lấy hàng | Đã bàn giao, chờ đơn vị vận chuyển đến lấy | Tự động |
| Đang giao | Hàng đang trên đường | Tự động |
| Hoàn thành | Giao thành công | Tự động |
| Đã hủy | Đơn bị hủy bởi khách, người bán hoặc sàn | – |
Trong mỗi trạng thái còn có tab trạng thái chi tiết, ví dụ Cần chuẩn bị, Hết hàng, Nền tảng đang điều phối, Có thể in, Đợi ĐVVC, Giao hàng thành công, Giao hàng thất bại.
Con số hiển thị trên từng trạng thái được đếm theo đúng bộ lọc bạn đang dùng. Nếu thấy pill báo 12 đơn, mở ra sẽ đúng 12 đơn – không cần đối chiếu tay.
Xử lý đi đơn
Vào Sàn TMĐT → Quản lý đơn hàng → Xử lý đi đơn.
Lọc và tìm đơn
Thanh lọc phía trên cho phép giới hạn theo sàn, gian hàng, khoảng thời gian (Hôm nay / 7 ngày qua / 30 ngày qua / Tất cả) và tìm theo mã đơn. Bấm Làm mới để tải lại danh sách theo bộ lọc hiện tại.
Thao tác hàng loạt
Tích chọn nhiều đơn để mở thanh thao tác hàng loạt:
- Chuẩn bị hàng – đưa đơn từ Chờ xử lý sang Chờ in.
- In hàng loạt → In phiếu giao hàng hoặc In phiếu xuất hàng.
- Giao hàng – xác nhận đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Tạm giữ đơn hàng – giữ đơn lại khi chưa xử lý được.
- Hủy đơn hàng loạt – xem phần Hủy đơn hàng bên dưới.
- Đồng bộ đơn hàng – kéo lại đơn từ sàn ngay lập tức.
- Xuất Excel – tải danh sách đơn theo bộ lọc hiện tại.
Khi bạn chọn đơn đầu tiên, hệ thống khóa lô theo sàn và gian hàng của đơn đó – các đơn thuộc gian hàng khác sẽ không chọn được cùng lúc. Lý do: mỗi sàn có quy tắc in phiếu và bàn giao riêng. Muốn chuyển sang gian hàng khác, bấm Bỏ chọn rồi chọn lại.
Hai loại phiếu – đừng nhầm
| Phiếu | In cho ai | Nội dung |
|---|---|---|
| Phiếu giao hàng | Đơn vị vận chuyển – dán ngoài kiện hàng | Lấy trực tiếp từ sàn, đúng mẫu vận đơn của sàn |
| Phiếu xuất hàng | Nhân viên kho – in trước khi soạn hàng | Do MiniAI tạo, gom theo SKU để soạn hàng nhanh |
In phiếu xuất hàng trước để nhân viên kho soạn hàng theo SKU, đóng gói xong mới in phiếu giao hàng dán lên kiện. Làm ngược lại dễ dẫn tới in thừa vận đơn cho đơn chưa gói xong.
Hủy đơn hàng
Vào Sàn TMĐT → Quản lý đơn hàng → Hủy đơn hàng.
Màn hình chia theo tab: Tất cả, Chờ duyệt hủy, Đã hủy.
- Chờ duyệt hủy: khách đã gửi yêu cầu hủy, đang chờ bạn quyết định duyệt hoặc từ chối (kèm lý do).
- Đã hủy: đơn đã hủy – bởi khách, bởi bạn hoặc bởi sàn.
Bạn cũng có thể chủ động hủy đơn khi không đáp ứng được, và phải chọn lý do hủy theo danh sách của sàn.
Khi đơn bị hủy, phần tồn đã bị đơn giữ chỗ được trả lại kho và tồn mới sẽ được đẩy lên sàn theo quy tắc đẩy tồn kho.
Với gian hàng Lazada, việc duyệt/từ chối yêu cầu hủy hiện được thực hiện trên trang quản trị của sàn. Trên MiniAI bạn vẫn theo dõi được trạng thái yêu cầu hủy của đơn.
Quản lý trả hàng
Vào Sàn TMĐT → Quản lý đơn hàng → Quản lý trả hàng.
Danh sách đơn hoàn được chia theo trạng thái:
| Trạng thái | Ý nghĩa |
|---|---|
| Chờ xử lý | Khách vừa tạo yêu cầu hoàn hàng |
| Đã duyệt | Bạn đã đồng ý cho hoàn |
| Đang hoàn hàng | Khách đã gửi hàng về |
| Đã nhận hàng | Kho đã nhận lại hàng |
| Từ chối | Yêu cầu hoàn bị từ chối (kèm lý do) |
Yêu cầu hoàn hàng thường có hạn xử lý do sàn quy định; quá hạn, sàn có thể tự duyệt thay bạn. Hãy kiểm tra tab Chờ xử lý mỗi ngày.
Xử lý sự cố thường gặp
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Đơn mới không xuất hiện | Gian hàng mất uỷ quyền | Kiểm tra Kênh liên kết, bấm Kết nối lại |
| Đơn về nhưng tồn kho không giảm | SKU chưa được ghép nối | Xem Ghép nối SKU |
| Không chọn được nhiều đơn cùng lúc | Các đơn thuộc gian hàng khác nhau | Bỏ chọn, xử lý từng gian hàng |
| Đơn nằm ở tab Hết hàng | Kho không đủ tồn để giữ chỗ cho đơn | Nh ập/điều chỉnh tồn rồi xử lý lại |
| Danh sách chưa cập nhật | Đơn mới chưa kịp về | Bấm Đồng bộ đơn hàng hoặc Làm mới |